Geschäftsreisen stellen selbst für erfahrene Mitarbeiter eine echte Mammutaufgabe dar. Anders als bei der Planung für den eigenen Urlaub gibt es viele Dinge, die man organisieren und koordinieren muss. Die Geschäftsreise betrifft nicht nur den Zielort und die Mitreisenden, sondern auch den heimischen Betrieb und die dortigen Kollegen. Alles muss genau abgestimmt sein, damit auch während der Abwesenheit alles reibungslos weiterlaufen kann. Mit kluger Planung ist das aber kein Problem. Doch worauf kommt es an?
In diesem Artikel gibt es die wichtigsten Tipps rund um die Organisation einer Geschäftsreise. Es wird erklärt, wie man rechtzeitig und stressfrei planen kann. Diese Tipps sind bei der ersten Geschäftsreise genauso hilfreich wie nach vielen Jahren Erfahrung. So sorgt man dafür, dass die Geschäftsreise zum Erfolg wird.

Wer früher plant, hat weniger Stress
Es lohnt sich, mit der Planung der Geschäftsreise so früh wie möglich zu beginnen. So kommt man später nicht in Verzug und hat die größtmögliche Auswahl an Hotels, Wohnungen und Mietwagen. Auch bei Tickets für Flugzeug und Zug hat man bei früher Buchung mehr Auswahl und profitiert von niedrigen Preisen.
Die Liste der Aufgaben bei der Planung einer Geschäftsreise ist lang. Wer rechtzeitig mit den Buchungen beginnt, kann sie Schritt für Schritt abarbeiten. Noch einfacher geht es, wenn man dafür ein Reisebüro nutzt. Inzwischen gibt es neben normalen Reisebüros ganz speziell ein Büro für Geschäftsreisen. Damit hat man die gesamte Reiseplanung an einem Ort gebündelt und kann alles auf einen Blick betrachten.
Gut organisiert ist halb gewonnen
Um zu wissen, welche Anforderungen die Geschäftsreise mit sich bringt, sollte man die Rahmenbedingungen klar festlegen. Dazu gehören die Ziele, die Aufgabenverteilung und das Zeitmanagement. So kann man den Ablauf der Geschäftsreise umfassend planen und kann sich später nach dieser Einteilung richten.
Ob man einen Geschäftspartner für Verhandlungen trifft oder einen anderen Standort im selben Unternehmen besucht, man hat immer eine klare Zielsetzung.
Was muss man im Ausland beachten?
Geschäftsreisen ins Ausland bringen einige Hürden mit sich, die man einplanen muss. Die Reise in ein anderes Land ist aufwändiger und muss deshalb sorgfältig organisiert werden. Für die meisten Reisen sind zusätzliche Dokumente nötig. Reisepässe und Visa müssen gültig sein und es müssen spezielle Versicherungen für die Mitarbeiter und das Gepäck abgeschlossen werden.
Zusätzlich zu einer Firmenkreditkarte sollte auch eine grundlegende Menge Bargeld mitgenommen werden. Dokumente und Kontaktdaten sollten nicht nur digital, sondern auch auf Papier dabei sein. So hat man sie auch griffbereit, wenn der Akku einmal schlapp macht.
Tipps fürs Kofferpacken
Beim Packen lohnt es sich ebenfalls, mit einer Checkliste zu arbeiten. So kann man nicht nur vor der Anreise überprüfen, ob man alles dabei hat, sondern auch, bevor man sich auf den Weg zurück in die Heimat macht. So geht man sicher, dass man nichts vergisst.
Neben persönlichen Gegenständen wie Kleidung, Hygieneartikeln und Medikamenten dürfen auch die geschäftlichen Unterlagen und Hilfsmittel nicht fehlen. Papiere, Elektronik und Waren brauchen mehr Platz im Koffer als man denkt. Hat man die großen Sachen verstaut, vergisst man gerne Kleinigkeiten, zum Beispiel das Ladekabel fürs Handy oder den Laptop.
Reist man mit dem Flugzeug, sollte man unverzichtbare Dinge mit ins Handgepäck nehmen. Auch saubere Kleidung ist praktisch, falls der Koffer erst einen Tag später am Ziel ankommt. Bei einer langen Reise sollte man nicht nur an die Arbeit, sondern auch an das Vergnügen denken. Ein gutes Buch oder ein Tablet mit Unterhaltung kann den Weg, wie im Flug vergehen lassen.
Fazit
Zu einer Geschäftsreise gehört eine Menge Planung und Koordination. Je früher man sich damit beschäftigt, desto weniger Hektik entsteht später. Wer clever plant, hat immer alles im Griff. Durch klare Kommunikation mit den Kollegen kann man die Ziele der Geschäftsreise definieren und muss sich keine Sorgen machen.
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