Die besten Methoden, um Zeit zu sparen


Foto: ArtisticOperations by pixabay.com
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Zeit ist ein kostbares Gut. Geschäftsleute haben in der Regel davon viel zu wenig. Um dennoch die anfallenden Arbeiten erledigen zu können, greifen sie auf bewährte Methoden des Zeitmanagements zurück. Da gibt es zum Beispiel die ABC-Methode, die Pomodoro-Technik oder das Pareto-Prinzip. Jede Methode bietet spezielle Techniken, um Zeit sinnvoll einzuteilen und effizient zu nutzen. Nützlich sind diese systematischen „Zeitsparer“ nicht nur für Geschäftsleute, sondern für alle, die nie Zeit haben für das, was sie gerne machen möchten.

Zeitsparen auf Geschäftsreisen

Ein besonders zeitraubender Faktor im Geschäftsleben sind Geschäftsreisen in weit vom eigenen Standort entfernte Städte. Die Reise allein dauert Stunden und häufig kommen unnötige Wartezeiten auf dem Flughafen dazu. Bei Linienflügen ist nie ganz sicher, ob und wann sie abheben. Nur dass sie nicht auf einen verspäteten Passagier warten, das ist ganz sicher. Deshalb hat die Geschäftswelt Charterflüge für sich entdeckt. Der Privatjet steht bereit, wenn er gebraucht wird und er hebt nicht ab, bevor der Fluggast eingestiegen ist. Das spart viel Zeit und oft genug noch eine Übernachtung. Das relativiert die auf den ersten Blick höheren Kosten. In Hamburg besteht die Möglichkeit, über die JetApp unter https://www.jetapp.de/deutschland/hamburg-flughafen einen Privatjet für Geschäfts- und Privatreisen zu chartern. So erreicht man sein Wunschziel schnell und ohne Wartezeiten.

Zeitmanagement-Methoden und wie sie funktionieren

Geschäftsreisen dauern nicht nur vom Abflug bis zur Rückkehr, sie sind mit einer Menge zusätzlichem Aufwand für Vor- und Nachbereitung verbunden. Das fängt bei der Vorbereitung der nötigen Unterlagen an und endet bei der Buchhaltung. Nicht jeder hat eine eigene Sekretärin und eine Buchhaltungskraft. Der Verlust an Arbeitszeit für die Organisation einer Geschäftsreise soll Untersuchungen zufolge bei 30 Prozent liegen. Umso wichtiger ist ein effektives Zeitmanagement. Dadurch lassen sich Arbeitsprozesse strukturieren und Stress minimieren. Am einfachsten ist die ABC-Methode. Sie hilft beim Setzen von Prioritäten, in dem die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt werden: In Kategorie A gehören alle sehr wichtigen Aufgaben, in Kategorie die wichtigen und in Kategorie C die weniger wichtigen Aufgaben. Sehr wichtige Aufgaben müssen in der Regel selbst erledigt werden. Dafür sollten 60 Prozent der Arbeitszeit eingeplant werden. Die Aufgaben der Kategorie B beanspruchen 25 Prozent der Arbeitszeit. Für die weniger wichtigen Aufgaben der Kategorie C verbleiben nur noch 15 Prozent. Die Pomodoro-Technik nutzt eine Küchenuhr (in Tomatenform, daher der Name). Sie teilt die Arbeitszeit in viele kleine Einheiten von Arbeiten und Pausen. Das wirkt dem gefürchteten Leistungstief entgegen. Nach dieser Methode wird 25 Minuten konzentriert gearbeitet und dann fünf Minuten pausiert. Nach vier Einheiten ist eine längere Pause fällig. Das Pareto-Prinzip wendet die 80-20-Regel an. Sie besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse aus gerade einmal 20 Prozent des Aufwands resultieren. Vieles ist demnach reine Zeitverschwendung. Es gilt herauszufinden, mit welchen 20 Prozent die 80 Prozent Arbeitsergebnisse erreicht werden. Das heißt im Klartext, Aufgaben und Arbeitsprozesse zu hinterfragen und dabei auf Perfektionismus zu verzichten.

Für welche Methode des Zeitmanagements man sich entscheidet, ist abhängig von den individuellen Vorlieben. Einmal alle Aufgaben beruflich und privat zu hinterfragen, unnötiges von der To-do-Liste zu streichen und Zeitfresser ausfindig zu machen kann den Alltag aber schon sehr viel leichter machen.

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