Die Digitalisierung wird immer wieder als Möglichkeit für eine Erleichterung des Lebens angeführt. Vor allem in der Personalplanung kann ein enormer Wettbewerbsvorteil erzielt werden!
Kinderleicht und kostengünstig
Bevor digitale Lösungen auf den Markt traten, war die Verwaltung eine kostspielige und aufwändige Angelegenheit. Tabellenpläne gehören dank moderner Lösungen der Vergangenheit an! Schichtpläne kann man nun kinderleicht erstellen. Sollte der Dienstplan einer Korrektur bedürfen, kann er auch im Nachhinein ohne großes Chaos angepasst werden. Software dient der zentralen Organisation. Es muss keine einzelne Person mehr für eine händische Arbeit abgestellt werden. Arbeitszeiten werden ganz transparent im System eingetragen. Sie sind dann für jedermann sichtbar. Unklarheiten und ungewollte Überschneidungen werden dadurch vermieden. Der Geschäftsführer erhält eine Kostenübersicht und kann die An- und Abwesenheit der Angestellten gut überprüfen. Zusätzlich weist das System ihn auf aktuelle Ereignisse hin. Wenig muss noch im Gedächtnis bleiben, denn die App erinnert an alles Nötige. Dank der Fülle an Informationen können Leerläufe und Verbesserungsmöglichkeiten direkt erkannt und angegangen werden.
Gesetze und Regeln werden automatisch beachtet
Bei der Erfassung der Daten von Mitarbeitern wird die Einhaltung etwaiger Regeln und Gesetze automatisch beachtet. Das betrifft das Mindestlohngesetz oder Arbeits- und Pausenzeiten. Die Rechte des Arbeitnehmers werden geachtet! Alles funktioniert MiLoG konform. So bleibt nicht nur eine Menge potenzieller Gefahrenquellen erspart, sondern individuelle, firmenspezifische Regeln können ebenso im System eingefasst werden.
Die Kommunikation wird erleichtert
Muss man das Personal planen, ist das ein großer kommunikativer Aufwand. Sollte einmal ein Mitarbeiter ausfallen, kann er seine Krankmeldung direkt in der zentralen Personalplanung angeben. Dafür benötigt er nur sein Smartphone. Auch Urlaubsanträge können angegeben und Schichten getauscht werden. Insgesamt verbessert sich somit die Kommunikation des gesamten Betriebes. Die Handhabung wird einfacher und angenehmer, die Mitarbeiter weniger Stress ausgesetzt. Das spart Energie und motiviert! All das kann mobil passieren! Innerhalb weniger Tastendrücke werden Informationen verändert und angepasst.
Sicherheit geht vor!
Durch die Angabe sensibler Daten muss ein hohes Sicherheitsniveau geachtet werden. Die Sicherheit der Kommunikation muss ebenso geschützt werden. Daher sollte man einen sicheren Datenverkehr und vertrauenswürdige Dienstleister nutzen. Nicht nur beim Endnutzer kann ein Datenleck auftreten. Ein sicherer Anbieter unterstützt seine Kunden durch ein sicheres und zertifiziertes Rechenzentrum. Empfehlenswert sind Firmen, deren Rechenzentren in Deutschland beheimatet sind. So werden hohe Standards und eine angemessene Prüfung garantiert.
Sicherheit betrifft nicht nur die Kryptographie. Ein verschlüsselter Datenverkehr ist sicher und gut, aber ein chaotisches Aufgabenmanagement schadet einer Firma. Robuste Arbeitsabläufe sind das A und O für jeden Betrieb! Durch die Zuteilung bestimmter Aufgaben kann nicht nur die Organisation verbessert werden, es ist auch genau nachverfolgbar, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe erledigt hat. Dadurch ist die Zuständigkeit nahtlos zu verfolgen.
Eine sichere App bietet natürlich auch Raum für Finanzen. In Kombination mit der Zeiterfassung ist eine Lohnabrechnung gut zu erfassen.
Fazit
Apps, mit denen Personalpläne erstellt werden, haben weit mehr Fähigkeiten, als man womöglich zuerst glauben mag. Zwar sind viele Anbieter kostenpflichtig, doch die althergebrachte Version der Verwaltung verursacht deutlich höhere Kosten. Wer mit Hilfe digitaler Systeme das Personal planen kann, hat mit verwaltungstechnischen Aufgaben ein leichtes Spiel. Ist ein Plan erst mal erstellt, kann er sehr leicht angepasst und kopiert werden. Die Vorgänge sind zudem für jeden Beteiligten gut einzusehen, da die Speicherung in einem zentralen System erfolgt. Fehler werden vermieden und die Angestellten wissen Bescheid, ohne dass ein Disponent die ganze Mannschaft per Telefon dirigieren muss.
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