Wie sieht die Zeit aus? Das eine Frage, die wahrscheinlich niemand zu beantworten weiß. Was allerdings jeder kennt, der sich schon einmal ausführlicher mit dem Projektmanagement auseinandergesetzt hat, das ist Zeitmangel. Dieser resultiert in Stress, Druck, schlechter Leistung und Unzufriedenheit.
Warum hat es mit dem Zeitmanagement wieder nicht geklappt, wo bleibt die Freizeit, und warum hinken Teile des Teams so weit hinterher? Die Lösung für dieses Problem findet sich oftmals in der simplen Visualisierung. Jeder Mensch nimmt Zeit individuell wahr. Das ist der Grund, warum manchen schon vor einer Frist stressen, während andere den Trubel nicht verstehen, weil doch augenscheinlich noch so viel Zeit zur Verfügung steht.
Bei einem guten Zeitmanagement geht es darum, dass alle an einem Strang ziehen. Wenn ein Glied der Kette bricht, so war es das mit den hochgesteckten Plänen. Ein simpler Zeitstrahl, korrekt eingebunden in das Projektmanagement, ist oftmals die geschickteste Lösung. Mit nichts lässt sich die Zeit, egal, ob diese in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegt, einfacher und präziser darstellen. Wer die Zeit nicht korrekt wahrnimmt, der versteht wahrscheinlich die Dringlichkeit einer Situation besser, wenn sich eine bestimmte Situation gefährlich nahe und schnell dem Ende eines Zeitstrahls zubewegt.
Die Vorteile der Visualisierung bei einem Zeitstrahl
Einen Zeitstrahl erstellen – das muss mittlerweile einer der ersten Schritte bei jeder Art von Projekt sein, egal, wie komplex dieses erscheinen mag. Die Visualisierung dient dem Zweck, der komplexen Materie die Schwere zu nehmen. Das Visuelle spricht eine Sprache, die von den meisten gesprochen und verstanden wird. Warum lange nach den passenden Worten suchen, wo doch, zumindest im Falle des Zeitstrahls, ein Fingerzeig ausreicht?
Die klare und einfache Darstellung von Projektphasen und den Meilensteinen, die es in einem bestimmten zeitlichen Fenster zu erreichen gilt, ist eine Stütze für alle Mitglieder in einem Team. Die Zusammenarbeit wird einfacher und schneller, sobald das Visuelle eine Stütze bildet, auf die sich immer berufen werden kann. Außerdem kann ein Zeitstrahl als ein großer Motivator fungieren. Der zurückgelegte Weg ist plötzlich sichtbar und so mancher, der seit Wochen oder Monaten an einer Sache arbeitet, sieht plötzlich das Licht am Ende des Tunnels.
Komplex sieht gut aus, ist aber oft der falsche Weg
Natürlich arbeiten in den meisten Teams herausragende Spezialisten zusammen, doch das bedeutet nicht, dass diesen Steine in den Weg gelegt werden sollen. Projekte sind oftmals komplex genug, weshalb es immer das Ziel sein muss, wenigstens die Kommunikation so einfach wie möglich zu halten. Selbst in einem System wie Scrum oder Kanban kann ein Zeitstrahl ein Element sein, das für Erleichterung sorgt. Plötzlich ist alles klar und die Fragen beantworten sich wie von selbst. Je einfacher und direkter kommuniziert wird, desto schneller kommt es zu Ergebnissen.
Mittlerweile gibt es viele Tools, die meisten davon online, die bei der Erstellung eines Zeitstrahls nützlich sind. Wer der versprochenen Einfachheit noch etwas skeptisch gegenübersteht, der soll es einfach selbst versuchen und die einfachsten Dinge, vielleicht den eigenen Alltag, auf diese Weise visualisieren. Manchen fällt es im Anschluss wie Schuppen von den Augen. Zeit kann sichtbar gemacht werden und dann erst zeigt sich ihr wahres Potenzial.
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