Digitale Arbeitszeiterfassung – diese Vorteile bringt sie für Arbeitgeber und Angestellte

Die Stempeluhr, in die Arbeitnehmer morgens hastig ihre Arbeitszeitkarte steckten, kennen viele heute nur noch aus alten Filmen. Denn für eine transparente und präzise Arbeitszeiterfassung gibt es heute digitale Systeme. Sie eignen sich für verschiedene Branchen und Arbeitsmodelle, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in Echtzeit und ortsunabhängig zu erfassen.

Diese Vorzüge bringt die digitale Zeiterfassung dem Arbeitgeber

Pünktlichkeit ist zwar eine alte deutsche Tugend, auf die aber auch in hippen Startups Wert gelegt wird. Denn wiederholtes Zuspätkommen kann der Produktivität und dem Ruf eines Unternehmens schaden.

Durch Erfassung von Arbeitszeiten erhalten Unternehmer einen Überblick über die tatsächlich von ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden. Dabei verhindert die digitale Arbeitszeiterfassung, dass chronisch Unpünktliche unbemerkt der Unternehmensperformance schaden.

Weitere Vorteile der digital erfassten Arbeitszeit sind:

• Eine vereinfachte Personalplanung: Die digitale Arbeitszeiterfassung funktioniert minutengenau. Dadurch können freie Kapazitäten von Mitarbeitern kurzfristig eingeplant werden. Zudem lässt sich transparent einsehen, wann Angestellte im Außendienst, Urlaub oder im Rahmen eines Gesundheitstags zu Hause sind.
• Eine Optimierung von Arbeitsprozessen: Das übersichtliche Erfassen von Arbeitszeiten in Echtzeit reduziert den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens. Sowohl Urlaubszeiten als auch Überstunden werden automatisch abgespeichert und machen wiederholte Rückfragen an die Personalabteilung oder die Mitarbeiter selbst unnötig.
• Eine effizientere Kostengestaltung: Die digitale Arbeitszeiterfassung minimiert den Personalaufwand bei der Arbeitszeitplanung und -auswertung. Langfristig bedeutet das für Unternehmen eine Kostenreduktion.
• Eine vereinfachte strategische Entscheidungsfindung: Mithilfe eines digitalen Zeiterfassungssystems lassen sich Arbeitsmuster sowie Produktivitätszeiten der Mitarbeiter transparent analysieren. Diese Daten können bei der Erstellung von Geschäftsberichten sowie der Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens berücksichtigt werden.

Nicht nur für die Arbeitnehmer haben Systeme, die die Arbeitszeit digital erfassen, Vorteile. Auch die Angestellten im Unternehmen können davon profitieren. Steigt durch die Arbeitszeiterfassung die Mitarbeitermotivation, beeinflusst das wiederum den Unternehmenserfolg.

Welche Vorteile haben Arbeitnehmer von digitaler Arbeitszeiterfassung?

Für Angestellte, die es mit der Pünktlichkeit und der Einhaltung der im Vertrag vereinbarten Arbeitszeiten nicht so genau nehmen, klingt die digitale Arbeitszeiterfassung zumindest lästig. Einige mögen sie für gar als bedrohlich empfinden. Für das Gros der Mitarbeiter bringt sie jedoch Vorteile:

• Ein leichterer Überstundenabbau: Engagierte Arbeitnehmer leisten in Zeiten verstärkten Arbeitsaufkommens oft Überstunden, ohne diese aufzuzeichnen. Ihr Engagement bleibt dadurch unbelohnt. Die digitale Arbeitszeiterfassung vermerkt Überstunden in Echtzeit. Das schafft Übersicht über Mehrarbeitszeiten, die vom Arbeitgeber entsprechend honoriert werden können.
• Eine verbesserte Zeiteinsicht: Digitale Arbeitszeiterfassungssysteme erstellen individuelle Arbeitszeitkonten für alle Angestellten. Diese können ihre Arbeitszeiten sowie geleistete Überstunden selbst kontrollieren. Vorzeitige Feierabende sowie spontane Urlaubstage können dadurch leichter geplant werden.
• Ein ortsunabhängiger Zugriff: In der modernen Arbeitswelt gehören Home-Office, flexible Arbeitszeiten sowie Remote Work zum Standard vieler Branchen. Allerdings können sie die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit erschweren – für den Arbeitgeber sowie für die Mitarbeiter selbst. Digitale Zeiterfassungssysteme erlauben ortsunabhängig den Zugriff auf die automatisch erstellten Arbeitszeitkonten. Das erspart Angestellten, die sich nicht am Arbeitsplatz befinden, die zeitaufwendige Rücksprache mit der Personalabteilung.

Die digitale Arbeitszeiterfassung in Unternehmen kann die Motivation der Mitarbeiter steigern, da sie die Erfassung von Überstunden sowie die Planung deren Abbaus erleichtert. Dadurch schaffen Zeiterfassungssysteme Fairness, während sie gleichzeitig Organisationsstress vermeiden können.

Hinsichtlich des Datenschutzes ist eine digitale Zeiterfassung ebenfalls von Vorteil. Empfehlenswerte Systeme bewahren personenbezogene Daten zugriffssicher auf. Das bedeutet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer mehr Sicherheit.

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