Die Arbeitswelt ist im Wandel. Flexible Team-Strukturen treten an die Stelle der klassischen Aufbauorganisation mit Hiercharchieebenen. Flexible Arbeitszeitmodelle, Job Sharing, Job Rotation und das Arbeiten im Home Office sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber attraktiv. Um diese Chancen einer markt- und kundengerechten Organisationsweise bestmöglich auszuschöpfen, ist es erforderlich, auch die räumliche Gestaltung am Arbeitsplatz zu verändern. Innovative Bürokonzepte sind daher sehr gefragt. Hierzu zählen beispielsweise Team Büros, Kommunikationszonen und Desk sharing.
Das klassische Bürokonzept ist zu starr
Das klassische Bürokonzept stammt aus der Zeit vor der Digitalisierung. In einem Einzel- oder Großraumbüro steht jedem Mitarbeiter ein fixer Arbeitsplatz für die gesamte Arbeitszeit zur Verfügung. Ein solches Konzept erweist sich in der digitalen Welt als zu starr und unflexibel. Dies wirkt sich nicht nur ungünstig auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern schadet auch der Produktivität. In Großraumbüros fehlen Rückzugsmöglichkeiten, die ein konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Auf der anderen Seite vermissen Beschäftigte im Einzelbüro die Einbindung in das Team und die Möglichkeit zum spontanen Austausch.
Mehr Flexibilität durch die Digitalisierung
Die Digitalisierung ermöglicht es, Arbeitsschritte vom Arbeitsort zu entkoppeln. Mitarbeiter sind nicht mehr an die Hardware im Büro gebunden neue Arbeitswelten können geschaffen werden. Abstimmungen unter Kollegen können auch per Videoschalte oder durch Workflow erfolgen. Viele Beschäftigte nutzen gerne ihr dienstliches Handy oder Tablet, um zu Hause Mails zu checken. Kommunikationsprozesse geraten durch den Einsatz digitaler Medien effizienter und transparenter. Damit gelingt es, die Arbeit ziel- und ergebnisorientiert zu organisieren. Auch für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf bietet das mobile Büro erhebliche Vorteile.
Gefahr der Entkoppelung
Viele Arbeitnehmer wissen die räumliche Flexibilität zu schätzen und arbeiten gerne hin und wieder in den eigenen vier Wänden, im Zug oder im Café. Dies bedeutet aber nicht, dass sie völlig entkoppelt von den Firmenräumen sein möchten. Ein Großteil der Belegschaften möchte die persönlichen Teambesprechungen, den Austausch mit dem Chef unter vier Augen, den Plausch mit Kollegen auf dem Flur oder in der Kantine nicht missen. Daher sollten Arbeitgeber Bürokonzepte umsetzen, mit denen es gelingt, Vorteile der Flexibilität und der Verankerung im Betrieb zu kombinieren.
Moderne Bürokonzepte sind multifunktionell und abwechslungsreich ausgerichtet
Das moderne Büro ermöglicht es dem Beschäftigten, den Arbeitsort und die Arbeitsweise bei Bedarf anzupassen. Hieraus ergeben sich erhebliche Vorteile für die Arbeitsproduktivität. Denn die physische Bewegung am Arbeitsplatz erleichtert es, auch gedanklich die Perspektive zu wechseln und damit die Kreativität zu steigern. Daher ist das zeitgemäße Büro nicht auf eine einzelne Aktivitätsform beschränkt. Die Abfolge von Phasen der konzentrierten Einzelarbeit und des persönlichen Austauschs mit Kollegen verhindert das Gefühl der Monotonie und wirkt auf die Belegschaft stimulierend.
Team Büros, Kommunikationszonen und Desk Sharing
Ein Beispiel für die Realisierung moderner Bürokonzepte ist das Team Büro. Hierbei wird es Angestellten mit einem ähnlichen Aufgabengebiet ermöglicht, sich auszutauschen und bei Bedarf gemeinschaftlich zu arbeiten. Aufgrund geeigneter Instrumente, wie zum Beispiel einer Schallschutzwand, ist gleichzeitig die Möglichkeit zum konzentrierten Arbeiten gegeben. Kommunikationszonen sind Bereiche im Büro, an denen sich Beschäftigte verschiedener Abteilungen spontan treffen und abstimmen können. In der Regel sind sie sämtlichen Mitarbeitern zugänglich. Diese Zonen können auch als Rückzugsort genutzt werden, wenn es im Büro zu unruhig wird. Auch für eine Teambesprechung oder eine Kaffeepause eignet sich die Kommunikationszone. Das Desk sharing stellt die tägliche Wahlmöglichkeit des Arbeitsortes durch den einzelnen Beschäftigten in den Mittelpunkt.
Moderne Bürogestaltung ist Erfolgsfaktor beim Wettbewerb um Fachkräfte
In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine attraktive, inspirierende Arbeitsumgebung ein bedeutender Faktor, um sich als Arbeitgeber von der Konkurrenz abzusetzen. Daher zahlt sich eine funktionale, offene und ergonomische Gestaltung der Büros für die Unternehmen aus. Wer die Arbeitnehmer in die Neugestaltung der Büros konsequent einbezieht, drückt damit eine besondere Wertschätzung aus.
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