Dienstplanung mit Excel – Ist das noch zeitgemäß?


Photo by Pedro Santos on Unsplash
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Die Auswahl der Software ist entscheidend dafür, wie effektiv man eine Aufgabe erledigen kann. Alteingesessene Programme wie Excel werden seit Jahren dafür genutzt, berufliche Listen jeglicher Art zu führen. Dazu zählen auch Dienstpläne, die mithilfe der Tabellen erstellt werden. Wieso hat sich die Software zum Liebling der Personalabteilungen entwickelt, obwohl sie nie dafür gedacht war? Und ist die Lösung heutzutage noch zeitgerecht?

Vorteile bei der Dienstplangestaltung mit Excel

Excel ist ein hilfreiches Tool, um Listen zu erstellen. Dank der etlichen Berechnungsformeln, die das Programm bietet, können wir Informationen zusammentragen, sie mit anderen Daten verknüpfen und Befehle anwenden, damit sich Änderungen automatisch auf alle relevanten Inhalte auswirken oder nur gezielte Informationen angezeigt werden.

Im Personalmanagement können wir beispielsweise Namen, Dienstzeiten und Abwesenheiten der Angestellten in einer Tabelle auflisten, das Programm anhand der Angaben Stundenüberschüsse oder Minusstunden ausrechnen lassen und diese Informationen in der Gehaltsabrechnung weiterverwenden.

Was sind Gründe dafür, die Excel für die Personalplanung so beliebt gemacht haben?

  • Flexibel & umfangreich

Excel ist eine umfangreiche Software, die uns viele Berechnungen ermöglicht. Dabei können wir nicht nur Worte, sondern auch Zahlen angeben, und beides in Tabellenkalkulationen nutzen. Die dadurch entstehenden Tabellenblätter haben zahlreiche Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen, die neben den logischen Berechnungen hilfreiche Faktoren für das Erstellen von Dienstplänen und Co. sind.

Noch dazu kann der Funktionsumfang der Excel-Grundsoftware mit Programmierungen in der Visual Basics for Applications Programmiersprache erweitert werden. Mit diesen Überarbeitungen und den Makro-Funktionen des Programms kann man Excel genau an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

  • Kaum Kosten

Die meisten Unternehmen versorgen ihre Angestellten ohnehin mit Programmen aus der Microsoft-Familie. Neben Word gehört auch Excel zu der Grundausstattung, die beinahe überall vorhanden ist. Dafür müssen Unternehmen zwar einen kleinen Betrag zahlen, auf die vielen Anwendungsmöglichkeiten gerechnet sind diese Kosten allerdings verschwindend gering.

Die Nachteile bei der Dienstplangestaltung mit Excel

Die Nachteile, die durch das Nutzen von Excel als Personalmanagement-Tool entstehen, basieren zu einem großen Teil auf dem Fakt, dass die Software nicht spezifisch für diesen Zweck entwickelt wurde. Im Vergleich dazu gibt es heute zweckgebundene Programme, die genau die Funktionen bieten, die das Erstellen von Dienstplänen intuitiv und einfach macht.

Dieses Wissen können die Entwickler von Personalmanagement-Software auch auf die Nutzung von Excel übertragen. Hier gibt es beispielsweise eine hilfreiche Dienstplan-Vorlage, die genau darauf ausgelegt ist, mit Excel gute Dienstpläne erstellen zu können: https://www.papershift.com/excelvorlagen/dienstplan-vorlage-excel.

  • Komplexität

Da Excel nicht für eine alleinige Aufgabe programmiert wurde, ist der Funktionsumfang sehr groß. Das macht Excel zwar sehr flexibel. Für jemanden, der damit nur die Dienstplanung umsetzen möchte, sind die Möglichkeiten aber etwas zu umfangreich.

Durch die vielen Funktionen wird die Anwendung des Programms auch sehr komplex. Excel-Anfänger brauchen eine Weile, um sich zwischen den etlichen Funktionen und Formeln zurechtzufinden. Es gibt nicht umsonst etliche Kurse, die die korrekte Anwendung von Excel für Tabellenkalkulationen unterrichten.

  • Zeitaufwand

Excel macht die Erstellung von Dienstplänen vielleicht möglich. Das heißt aber nicht, dass die Dienstplanerstellung mit Excel auch schnell und einfach abläuft. Selbst jemand mit dem richtigen Hintergrundwissen braucht etwas Zeit, um Daten einzupflegen und Tabellenblätter aufzusetzen.

  • Fehleranfällig

Excel übernimmt zwar viele Berechnungen ganz automatisch, diese basieren aber dennoch auf den Eingaben und Formeln, die ein Mensch einträgt und anwendet. Übertragungsfehler und falsche Berechnungen sind, vor allem bei großen Datenmengen, nicht selten. Auch das unbeabsichtigte Löschen von Inhalten ist nicht gerade schwer.

  • Nicht transparent

Excel dient nicht dazu, Daten zu erfassen, sondern sie zu dokumentieren. Das tut das Programm, indem wir selbst die Informationen eingeben. Dieser Vorgang bietet wenig Transparenz. Ein Angestellter oder Vorgesetzter kann dabei nicht sicher gehen, dass die korrekten Zeiten aufgeschrieben oder Informationen unterschlagen wurden. In manch einem Büroklima können deshalb Misstrauen und Vorwürfe entstehen.

Fazit

Die deutsche Digitalisierung wurde mit „befriedigend“ bewertet. Viele Unternehmen hängen noch hinterher und nutzen veraltete Technik. Dazu gehört auch die Verwendung von Excel zur Dienstplanerstellung. Auch wenn das Programm viele Vorteile hat und die Umsetzung von Personalmanagement-Aufgaben möglich macht, merkt man der Software an, dass sie nicht zu diesem Zweck geschrieben wurde.

Im Vergleich dazu bietet moderne Personalmanagement-Software die automatische und transparente Erfassung von Daten, die mit wenigen Einstellungen autonom zu optimierten Dienstplänen entwickelt werden können. Eine zeitgemäße Umsetzung der Personalplanung erfolgt heute am besten über zweckgebundene Software für die Erstellung von Dienstplänen.

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