Warum lohnt sich ein IT-Wartungsvertrag für Unternehmen?

Ausfälle in der EDV sind oft nicht nur zeitraubend, sondern vor allem auch teuer. Fällt ein Server aus, kann es Stunden bis Tage dauern, bis ein IT-Dienstleister den Fehler behoben hat und die Mitarbeiter weiterarbeiten können. Und ein Unternehmen in der heutigen Zeit kann ohne funktionierende IT oft nicht oder nur sehr eingeschränkt operieren. So ist Serverausfall oder Datenverlust wirtschaftlich eine wahre Katastrophe für das Unternehmen:

  • Die Mitarbeiter können unter Umständen tagelang gar nicht weiterarbeiten - es gibt keine Alternative zur EDV-Arbeit!
  • Die Arbeit bleibt liegen.
  • Kunden und Lieferanten können nicht bedient bzw. bearbeitet werden.
  • Es ist organisatorisch sehr schwer, die liegengebliebene Arbeit nach dem Ausfall wieder nachzuholen.
  • In der Ausfallzeit können keine Rechnungen geschrieben werden, keine Zahlungen angewiesen werden - die gesamte Geschäftstätigkeit kommt zum Erliegen!!!

Hinzu kommen noch Kosten für die Systemwiederherstellung. Diese hängen von der Art des Fehlers ab und können im Vorfeld schlecht geschätzt werden. Wer das einmal erlebt hat, wird alles tun, um so ein Desaster zu verhindern.

Die Gründe für EDV-Ausfälle liegen häufig in einer mangelhaften Wartung der Systeme:

  • Es wurde vergessen, regelmäßig die Vitalität der einzelnen IT-Komponenten zu prüfen.
  • Wichtige Sicherheitsupdates wurden nicht eingespielt.
  • Backuplösungen funktionieren im Ernstfall nicht - z. B. können Datensicherungen häufig nicht zurückgespielt werden.

IT-Wartungsverträge setzen genau hier an: Der EDV-Dienstleister kümmert sich um eine regelmäßige Wartung der Systeme zu einer festen Kostenpauschale. Dies macht die Leistung für den Unternehmer besser kalkulierbarer und das EDV-Ausfallrisiko wird spürbar reduziert. 

Was ist ein IT-Wartungsvertrag?

Ein IT-Wartungsvertrag ist die vertragliche Regelung von durchzuführenden Wartungsarbeiten an der EDV durch einen externen Spezialisten. Dabei wird die anfallende Wartung zum fixen Pauschalbetrag durchgeführt. Zu den Leistungen gehören in der Regel die Installation von Updates und die regelmäßige Prüfung der verwendeten IT-Systeme. Ziel ist es, ein Maximum an Verfügbarkeit zu erreichen und das Unternehmen vor zeitintensiven Ausfällen zu schützen.

Welche Vorteile bietet mir ein IT-Wartungsvertrag?

Es gibt eine ganze Reihe an Vorteilen, die ein IT-Wartungsvertrag mit sich bringt.

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Tatsache, dass durch einen solchen Vertrag die EDV mit monatlich kalkulierbaren Fixkosten einsatzbereit gehalten wird. Besteht kein Wartungsvertrag, wird die Wartung nach Aufwand abgerechnet. Höhere und unregelmäßige Kosten sind dann häufig die Konsequenz. Außerdem ist ohne Vertrag nicht sichergestellt, dass die Wartung überhaupt regelmäßig durchgeführt wird - ganz nach dem Motto: “Es wird schon nichts passieren, wir haben im Moment sowieso keine Zeit, uns darum zu kümmern.”

Das macht einen IT-Wartungsvertrag oft günstiger als konventionelle Wartungsmethoden. Des Weiteren wird Zeit gespart, da sich das Unternehmen nicht jedes mal von Neuem auf einen Dienstleister einstellen muss und vorweg Details besprochen werden müssen. Der Anbieter eines Wartungsvertrags kennt sich nach kurzer Zeit im Kundensystem aus und weiß, wie das beauftragte Unternehmen und seine Infrastruktur tickt.

Permanentes Monitoring ermöglicht es, potentielle Fehlerquellen im Vorfeld zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren, damit es nicht zum Ausfall kommt. Spontan auftretende Störquellen können zum frühestmöglichen Zeitpunkt erkannt und behoben werden.

Bequem und sicher: Software wird stets auf die aktuellste Version gepatcht. Damit werden Sicherheitslücken geschlossen und die Performance erhöht. Auch das Antivirenprogramm bleibt immer auf dem neuesten Stand und wird ausgewertet. Es kommt auch immer wieder vor, dass die Server-Lizenzen für die Antivirensoftware schon seit Monaten ausgelaufen sind oder das es schon längst ein besseres Programm gibt, welches einen wesentlich besseren Schutz bietet.

Je nach Anbieter werden im Störungsfall Kunden bevorzugt und schneller betreut als bei gewöhnlichen Aufträgen bzw. ohne Systembetreuungsvertrag. Tagsüber bedeutet dies, dass ein persönlicher Ansprechpartner bei Fragen und Problemen erreichbar ist und sofort mit der Fehlerbehebung begonnen wird. Viele Systemhäuser bieten auch einen Notdienst außerhalb der üblichen Bürozeiten an.

Mit einem IT-Wartungsvertrag steigt nicht nur die finanzielle, sondern auch die zeitliche Planungssicherheit. Der Kunde erhält unternehmerische Sicherheit, da die Verfügbarkeit des IT-Systems erheblich steigt, Ausfälle vermieden werden und der Wartungsvertrag-Anbieter im Störungsfall sofort reagiert.

Natürlich gehören auch regelmäßige Backups zu den gebotenen Leistungen. Beim Vereinbaren des Vertrags wird die Backup-Strategie festgelegt und im Ernstfall die Daten wiederhergestellt. Mindestens genauso wichtig: Die Techniker des Systemhauses überprüfen regelmäßig, ob sich die gesicherten Daten überhaupt zurücksichern lassen! Sollte es doch mal zu einem Totalausfall kommen, geht nichts verloren und das System ist schnell wieder einsatzbereit.

Zu einem Wartungsvertrag gehört bei den meisten Anbietern auch die umfangreiche und präzise Inventarisierung der Hardware und der Software des Unternehmens. Die genaue Anzahl an Servern, Workstations, PCs und Laptops sowie diverser weiterer Geräte wird erfasst, genauso wie die Anzahl, Art und Versionen der Softwarelizenzen. 

Ein gutes Systemhaus unterbreitet daraufhin auch Vorschläge zur Vereinfachung und Verbesserung des Systems. Kann z. B. die Struktur vereinfacht und die Zuverlässigkeit verbessert werden, weil anstelle von drei Servern in Zukunft nur noch ein Server zum Einsatz kommt?

Somit erhält die Geschäftsleitung einen Überblick zur aktuellen Situation und kann gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Auch der genaue Zustand und das Alter der Hardware wird erfasst, was bei etwaigen Überlegungen über mögliche Ausfallrisiken und Neuanschaffungen für Klarheit sorgt.

Viele Dienstleister bieten zudem einen Rabatt auf den Stundensatz für Kunden mit Wartungsvertrag an. Hier kann also selbst bei Leistungen, die nicht vom Vertrag abgedeckt werden, kräftig gespart werden.

Wer bietet IT-Wartungsverträge an?

Sogenannte Systemhäuser, also Dienstleister, die neben Software auch die passende Hardware als Komplettlösung anbieten, stellen Wartungsverträge für Unternehmen bereit.

Da Reaktionszeit und unmittelbarer Kontakt für schnelle Problemlösungen von großer Bedeutung sind, bietet es sich an, auf lokale Anbieter zurückzugreifen.

Einer davon ist das IT-Systemhaus EDV Systeme Lehmann & Partner GmbH.

Gründe, den Wartungsvertrag bei EDV Systeme abzuschließen

IT SystemhausDas Systemhaus bei Winsen an der Luhe mit jahrzehntelanger Erfahrung setzt auf ziel- und kundenorientierte Lösungen für den Großraum Hamburg.

Ausschließlich feste Mitarbeiter mit jahrelanger Kompetenz haben ein gemeinsames Ziel: Höchste Kundenzufriedenheit. “Agieren statt Reagieren” ist dabei die Devise - durch präventive Maßnahmen und ständiges genaues Monitoring potentielle Fehlerquellen früh erkennen und somit Probleme und Ausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen.

Dabei bieten die EDV-Profis aus Winsen mehrere Service-Pakete an, die preislich fair und inhaltlich sinnvoll zusammengestellt sind. Von “Basis” über “Professional” zu “Premium”. Natürlich können Leistungen auch individuell hinzugebucht oder entfernt werden. Dabei startet das Basis-Paket für PC-Arbeitsplätze schon bei günstigen 5 € pro Monat.

EDV Systeme verspricht kalkulierbare und zuverlässige IT in drei Schritten

Mit dem sogenannten “Managed IT-Service” bietet EDV Systeme ein Rundum-Sorglos-Paket für Unternehmen. Von der Kontaktaufnahme bis zum fertigen Wartungsvertrag erfordert es nur 3 Schritte:

Im ersten Schritt wird die EDV analysiert. Beim Checkup wird die Hard- und Software im Unternehmen untersucht und von IT-Experten der EDV Systeme erfasst.

Schritt 2 sieht die Konzeption der Managed Services vor. Ein Fahrplan wird erstellt, der die Überwachung der IT durch die Experten von EDV Systeme festlegt. Zudem wird ein Plan zur Lösung von Störungen vereinbart.

In Schritt 3 kommt der Wartungsvertrag zum Tragen und alle vereinbarten Komponenten der IT im Unternehmen werden überwacht. Server und PC-Arbeitsplätze werden einer regelmäßigen Untersuchung unterzogen, während die Ergebnisse von den Mitarbeitern von EDV Systeme verbindlich zurückgemeldet werden.

Mit IT-Wartungsverträgen zu einer zuverlässigeren EDV

 

Ein Fall aus der Praxis - Interview mit einem Familienbetrieb

Wir haben mit einem Kunden von EDV Systeme eine Interview geführt. Dieser Fall verdeutlicht, wie wertvoll ein IT-Wartungsvertrag für Unternehmen sein kann. Unser Interviewpartner ist der Geschäftsführer eines Familienbetriebes. Er führt das Unternehmen mit 25 Mitarbeitern in der 6. Generation. Da ihm der ganze Vorfall sehr peinlich ist, hat er uns gebeten, hier lediglich mit einem Synonym “A. Müller” aufzutreten.

Hamburgportal: Herr Müller, wie dachten Sie vor zwei Jahren über einen IT-Wartungsvertrag?

Herr Müller: Ich hatte keinen IT-Wartungsvertrag und sah auch keine Notwendigkeit für einen solchen.

Hamburgportal: Was und warum hat sich Ihre Einstellung geändert? 

Herr Müller: Im letzten Jahr hatten wir eine sehr schlimme IT-Katastrophe. Der Vorfall hat war für uns existenzbedrohend und man hätte das alles verhindern können - mit einem IT-Wartungsvertrag.

Hamburgportal: Das hört sich ja dramatisch an, was war passiert?

Herr Müller: Es war eine Verkettung unglücklicher Ereignisse. Am Anfang wurde unser System von einem Verschlüsselungstrojaner befallen. Unsere gesamten wichtigen Daten wurden verschlüsselt, wir konnten keine Bestellungen mehr bearbeiten und verloren den Zugriff auf unsere Kundendaten.

Hamburgportal: Was passierte dann?

Herr Müller: Wir suchten nach einem IT-Systemhaus und stießen auf EDV-Systeme. Die Jungs waren sehr schnell da und konnten unsere Systeme bereinigen. Ihnen fiel auf, dass unser Virenschutz seit längerer Zeit abgelaufen war. Mit unseren Daten war es leider nicht so einfach…

Hamburgportal: Wie meinen Sie das?

Herr Müller: Wir hatten vor Jahren eine Datensicherung eingerichtet, leider hat keiner darauf geachtet, ob es wirklich geklappt hat. EDV-Systeme stellte fest, dass die letzte valide Datensicherung einige Monate zurückliegt. Sie spielten uns diese Daten ein, die nachfolgenden mussten wir mühsam per Hand nacharbeiten. 

Hamburgportal: Das war Ihnen bestimmt eine Lehre - haben Sie denn nun einen IT-Wartungsvertrag?

Herr Müller: Na klar! Wir haben kurze Zeit später einen Wartungsvertrag bei EDV-Systeme abgeschlossen. Sie sorgen nun dafür, dass unsere PCs und Server reibungslos laufen. Sie achten auch auf die einzelnen Komponenten (Aktueller Virenschutz, Ordnungsgemäße Sicherung, etc.).

Fazit

Mit IT-Wartungsverträgen sichern Unternehmen ihre Arbeitsfähigkeit durch die Steigerung der Verfügbarkeit der EDV. Werden Ausfälle vermieden, wird viel Geld gespart und das Unternehmen kann sich so vor großen wirtschaftlichen Schäden schützen. 

Der Betreuungsaufwand für die EDV wird dank fixer Wartungskosten kalkulierbar. Zudem vermeidet ein störungsfreier Betrieb in der IT unendlich viel Stress und erhöht wirtschaftlich nachweisbar die Wettbewerbsfähigkeit - das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

 
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