Virtuelle Datenräume: Wer nutzt so etwas? Hat das Vorteile?

Echte Revolution für Unternehmen oder doch nur Hype?

Unternehmen arbeiten mit vertraulichen Unterlagen, die zunehmend in Form von Daten vorliegen. Was früher in einem speziell gesicherten Raum mit beschränktem Zugang aufbewahrt wurde, ist heute eine Form der Cloud-Lösung. Daten sind ausgelagert worden und doch jederzeit und von überall aus zugänglich.

Damit ist klar: Bei virtuellen Datenräumen muss man dem Anbieter ganz besonders auf die Finger schauen. Hochsichere Datenräume sind idealerweise entsprechend zertifiziert und wenigstens passwortgeschützt. Vorbildlich ist in dieser Hinsicht der Anbieter https://www.DataRoomX.de, der auch noch durch einfache und schnelle Einrichtung punktet.

Es muss aber nicht unbedingt der virtuelle Datenraum, also die Cloud-Lösung sein. Unternehmen können nach wie vor eigene physische Datenräume unterhalten. Es erfordert allerdings einiges an Kompetenzen und Fachwissen, so einen Datenraum nicht nur DSGVO-konform, sondern wirklich sicher zu gestalten. Können oder wollen sich Unternehmen nicht um die dafür nötige Ausstattung an Hardware, Software und Spezialisten kümmern, ist die Cloud-Lösung nicht zwangsläufig eine schlechte Wahl.

Begrifflichkeiten: Was genau ist ein virtueller Datenraum eigentlich?

Als virtuellen Datenraum bezeichnet man gemeinhin ein online zugängliches Archiv. Oft wird auch der englische Begriff Virtual Data Room, kurz VDR, verwendet. In diesem virtuellen Datenraum sind sensible Daten gespeichert. Zu diesen Daten haben Berechtigte jederzeit und von überall aus Zugang, sie können sie auch bearbeiten. Ob dieser Datenraum im Unternehmen selbst gepflegt wird oder bei einem Cloud-Anbieter gemietet ist, spielt dabei erst einmal keine Rolle. Der Unterschied zum physischen Datenraum besteht darin, dass beim physischen Datenraum die Daten in Papierform zur Verfügung stehen. „Virtuell“ bedeutet hier also nur „digital“ und nicht zwangsläufig „Cloud“.]

Nutzen virtueller Datenräume

Unternehmen arbeiten heute zunehmend global. Es kommt nur noch ganz selten vor, dass Produkte oder Dienstleistungen vom Rohstoff oder der ersten Idee bis zur fertigen Ware für den Endkunden wirklich an einem Standort geschaffen werden. Diese weite Verteilung der vielen unterschiedlichen Arbeitsschritte ist nur möglich, weil Unternehmen Informationen einfach, kostengünstig und schnell weltweit austauschen können.

Der Datentransfer ist unkompliziert möglich. Damit Betriebsgeheimnisse gewahrt und die Vorgaben zum Schutz der Daten eingehalten werden können, müssen virtuelle Datenräume ein gewisses Maß an Sicherheit erfüllen. Zugriffsbeschränkungen sind selbstverständlich, verschlüsselte Verbindungen ebenfalls. So wie man früher auf dem Weg zu den vertraulichen Dokumenten am Wachdienst vorbeimusste, den passenden Schlüssel zum Raum und dann auch noch zum separat gesicherten Aktenschrank benötigte, funktionieren heute verschlüsselte Verbindungen und Passwörter.

Neben der weltweiten Verfügbarkeit der digitalen Daten spielt die Geschwindigkeit eine wichtige Rolle, denn oft ist der Zugang auch zeitkritisch. Schnelle Internetverbindungen machen möglich, was Kurierdienste und Post nicht leisten können.

Zugang zu den Daten über Webbrowser oder VDR-Anwendungen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den virtuellen Datenraum zu erreichen: Entweder bekommt man den Zugang über den Webbrowser, oder man nutzt eine spezielle VDR-Anwendung. Wie schaut das nun konkret aus? Der virtuelle Datenraum ist nichts anders als ein Datenspeicher. Und genau so sieht das im Webbrowser auch aus: Die Ansicht erinnert an die Struktur einer Festplatte, fein säuberlich und übersichtlich sind die einzelnen Dokumente in Ordnern strukturiert. Zumindest sollte das so sein, nicht alle Anbieter gewährleisten diese Ordnung.

Wenn Ärzte und Praxen Patientendaten austauschen, um Therapien fachgebietsübergreifend zu koordinieren, ist das über einen virtuellen Datenraum einfacher als über den Transfer per E-Mail oder physisches Speichermedium. Datensicherheit ist hier sprichwörtlich lebenswichtig.

Im virtuellen Datenraum selbst kann man die Daten häufig nicht bearbeiten. Sie müssen erst in den lokalen Speicher geladen werden. Nach der Bearbeitung werden die Daten dann wieder in den virtuellen Datenraum hochgeladen. Das ist ein fehleranfälliger Vorgang. Einfacher ist es, wenn die Daten in einer VDR-Anwendung bearbeitet werden können.

Diese Anwendungen spiegeln den Datenraum, sodass er wie ein lokaler Ordner aussieht. Je nach Anwendung kann der Ordner lokal repliziert oder virtuell synchronisiert werden. Bei beiden Varianten entfällt das zweifache manuelle Laden.

Fazit: Virtuelle Datenräume sind dann sinnvoll, wenn die Sicherheit stimmt

Eine mögliche Anwendung ist die Dokumentation von Geschäftsvorgängen. Das kann Lieferketten und damit logistische Herausforderungen betreffen, kann Grundlage für Verhandlungen mit verschiedenen Geschäftspartnern sein. Aber auch die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verläuft über virtuelle Datenräume sicher und zuverlässig.

Die Kommunikationspartner müssen sich nicht im selben Raum befinden, um Dokumente und Daten auszutauschen. Das sind nur zwei Beispiele für den Nutzen virtueller Datenräume. Bei allem ist die Sicherheit wichtig. Und die wird unter anderem über Authentifizierungen, Anmeldungen, Wasserzeichen und zeitlich wie örtlich begrenzte Zugänge erreicht.

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