Langzeitdatenarchivierung – eine Herausforderung an die Technik

Der Trend zum papierlosen Büro schreitet immer weiter voran: Umweltaspekte, Platzprobleme, mehr Komfort im Handlung – das digitale Büro bringt viele Vorteile mit sich. Dem gegenüber steht die große Problematik, wie sich elektronische Daten langfristig sichern lassen. Zum einen geht es dabei um Daten, die langfristig im Arbeitsalltag benötigt werden, zum anderen besteht für viele Branchen und Bereiche eine gesetzliche Archivierungsfrist:

• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Buchungsbelege, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse etc.: 10 Jahre
• Arztakten, Behandlungsunterlagen: 10 Jahre
• Blutproben: 30 Jahre
• Strahlenbehandlungen / Röntgenbehandlungen: 30 Jahre
• Gebäude- und Grundstücksunterlagen: 10 Jahre
• Versicherungspolicen: 6 Jahre nach Ablauf
• Liegenschaftskatasterakten: unbegrenzt

Die detaillierten Angaben über Aufbewahrungspflichten von Unternehmen stehen im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung sowie in Teilen des Arbeitsrechts, Sozialversicherungsrechts oder im Produkthaftungsgesetz. Darüber hinaus gibt es branchenspezifische Vorschriften. Ein leichtfertiges Vernichten elektronischer Daten bedeutet im Zweifelsfall nicht nur einen erheblichen Mehraufwand bei der Wiederbeschaffung, sondern kann empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Anforderungen an die Speichermedien

Bei der Archivierung von elektronischen Daten gibt es zwei grundsätzliche Aspekte zu beachten: die dauerhafte Lesbarkeit und die Unverfälschbarkeit.

Während Unterlagen auf Papier bei sachgerechter Lagerung Jahrhunderte überdauern können, sind viele elektronische Daten bereits nach wenigen Jahren nicht mehr verwendbar. Zum einen können die Medien von aktuellen handelsüblichen PCs nicht mehr verarbeitet werden (z.B. Disketten), zum anderen ist die Software veraltet und wird nicht mehr unterstützt. Oft bleibt nur eine wiederkehrende Aktualisierung und Umspeicherung der Daten auf aktuelle Speichermedien als praktikable Lösung. Ausnahmen stellen große Unternehmen oder Einrichtungen dar, die eigens zur Archivierung spezielle Technologien unterhalten. Universitäten und Forschungsunternehmen arbeiten an einer Lösung dieser Problematik, um eine langfristige Archivierung auch für kleine und mittlere Unternehmen realisierbar zu machen.

Der zweite große Aspekt ist die Verhinderung von nachträglicher Datenmanipulation. Fälschungen von Dokumenten aus Papier sind zwar auch möglich, aber mit erheblich größerem Aufwand verbunden als Datenänderungen in gewöhnlichen Word- oder Exceldokumenten. Bei der Archivierung ist somit nicht nur die Lesbarkeit der Dokumente sicher zu stellen, sondern das Speichermedium darf keine nachträgliche Änderung der Daten zulassen. Diese Problematik stellt technisch keine große Hürde dar, aber der Sachverhalt muss bei der Archivierung beachtet werden.

Von Diskette bis USB – Medien im Überblick

Neben den hochprofessionellen Methoden von NASA & Co. stehen für kleine und mittelständische Unternehmen, Kanzleien, Arztpraxen oder private Haushalte für die Datenarchivierung in erster Linie folgende Speichermedien zur Verfügung:

• Diskette
  – erster weitverbreiteter, magnetischer Datenträger
  – für heutige Anforderungen sehr geringe Speicherkapazität
  – theoretische Haltbarkeit bis zu 30 Jahre, aber oft nach wenigen Jahren starke Beschädigungen und keine Lesbarkeit mehr
  – Magnetfelder (Lautsprecher) und andere Umwelteinflüsse haben starken Einfluss auf die Lebensdauer – sachgerechte Lagerung sehr wichtig
  – Können heute von handelsüblichen PCs nicht mehr verarbeitet werden

• CD / DVD
  – optische Speichermedien mit Reflexionsschicht
  – sollten bis zu 100 Jahren lesbar sein, aber nur bei exakten Lagerbedingungen (25 Grad Raumtemperatur, keine Temperaturschwankungen, Luftfeuchtigkeit von 40 bis 60 Prozent)
  – kleinste Kratzer (z.B. durch Staub) können Reflexionsschicht vollständig zerstören und CDs und DVDs unbrauchbar machen

• Festplatten
  – Magnetspeicher mit sehr gutem Preis-Leistungs-Verhältnis
  – Für große Datenmengen geeignet
  – Sehr anfällig gegenüber Erschütterungen
  – Begrenzte Haltbarkeit bei ständigem Einsatz, aber lange Haltbarkeit bei sachgerechter Lagerung und seltenem Zugriff
  – Anschluss über Schnittstellen

• USB-Sticks
  – robuste Flashspeicher
  – Verschleiß droht beim Beschreiben der Speicherzellen
  – unempfindlich gegen Magnetfelder, Feuchtigkeit, Erschütterungen
  – max. 64 GB Speicherkapazität
  – kostenintensive Art der Datenspeicherung (Preis-Leistungs-Verhältnis)

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