Aufbewahrungsfristen nach Vorgaben vom Finanzamt
für Akten und Dokumente zur Steuererklärung
Gesetze schreiben die Aufbewahrung von Akten und geschäftlichen Dokumenten über einen langen Zeitraum vor. Aber nicht nur die Aktenarchivierung und irgendwann erforderliche Aktenvernichtung können Sie problemlos und stressfrei schon heute organisieren und somit viel Zeit und Geld einsparen.
Die elektronische Aktenarchivierung ist bei den Finanzämtern zur Zeit umstritten, auch wir können und wollen keine rechtsverbindlichen Aussagen machen.
Sicher ist nur eins: nach einem Brand oder sonstigen Verlust der Daten und Dokumente ist es einfacher, dem Finanzamt glaubhaft die Existenz der verlorenen Dokumente nachzuweisen, wenn sie in elektronischer Form als Kopie z.B. bei der Hausbank oder im feuerfesten Tresor der Firma gelagert sind und sich jederzeit ausdrucken lassen.
Keiner sollte voreilig aktuelle Dokumente vernichten, nur weil sie sicher auf CD gespeichert sind, die dem Finanzamt aktuell zur Steuererklärung oder anderen Nachweisen vorgelegt werden müssen könnten!
Jedes Finanzamt wird sich schon aus Sicherheitsgründen weigern, angelieferte CDs oder andere Datenträger in ihre PCs zu schieben.
Dokumente, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und geschäftlicher Briefverkehr lässt sich meist originalgetreu mit einem Ausdruck von CD wiederherstellen. Das gilt für alle vom Unternehmen selbst verfassten Dokumente. Urkunden und Dokumente mit rechtsverbindlichen Unterschriften und Siegeln oder Stempeln sollten dagegen als Original an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Wenn Sie unsicher sind, was Sie vernichten und elektronisch archivieren dürfen, lassen Sie sich individuell und unverbindlich beraten und gleich die Kostenfrage klären:
Medienvertretung Hamburg Tel. 040 69691518
(Bürozeiten täglich von 11:00 bis 18:00 Uhr)
Die Vorteile der digitalen Aktenarchivierung liegen auf der Hand:
- enorme Einsparung von Zeit, Platz und Lagerraum
- schneller Zugriff auf alle gesuchten Dokumente mit Volltext- und Stichwortsuche
- kein Verblassen von Faxen oder Thermodruck-Dokumenten, Tankquittungen o.ä.
- standortunabhängiger Zugriff, ggf. auch online, auf alle Firmendokumente, Vordrucke usw.
- sensible Daten und Dokumente können sicher ausserhalb gelagert werden, durch Akteneinlagerung
Was ist NEU?
Durch ein geniales Scanverfahren lässt sich das Dokument zweischichtig digital abspeichern: einmal als farbecht gescantes Bild und mit Hilfe einer Texterkennungssoftware im gleichen File als “darübergelagerter” Text. Das ermöglicht eine unglaublich schnelle Auffindbarkeit der gesuchten Dokumente mit Keyword- und Freitextsuche (Volltextsuche). Die meissten Kopien und Durchschläge sind dadurch sogar besser lesbar als das Original!
