Zeit und Geld sparen: neue Büroorganisation für dauerhafte Ordnung

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Wenn Aktenberge und Papierstapel immer größer werden, wächst gleichzeitig die Unlust, endlich Ordnung im Büro zu schaffen. Kein Wunder, benötigt man zum Aufräumen viel kostbare Zeit und Spaß macht es sowieso nicht. Die Alternative: Unordnung erst gar nicht entstehen lassen.

Gründlich entsorgen für dauerhafte Ordnung

Es hilft nichts – wer den Schreibtisch und die Aktenschränke vom Ballast befreien und Ordnung schaffen will, muss zunächst mehrere Stunden investieren. Eine radikale Entsorgung aller überflüssigen Gegenstände ist schließlich die Voraussetzung für ein dauerhaftes Ordnungssystem. Erscheint dieses Projekt zu umfangreich, sollte man sich Hilfe von Experten holen; so zum Beispiel von dem Hamburger Unternehmen Graf Accounting, das für die Büroorganisation professionelle Begleitung anbietet.

Radikales Aufräumen bedeutet, sämtliche Büroutensilien und Dokumente einzeln in die Hand zu nehmen und eine Entscheidung zu fällen: Wird dieser Gegenstand wirklich noch gebraucht und wenn ja, wo wird er in Zukunft abgelegt? Nur mit einer solchen gründlichen Analyse lässt sich ein Weg aus dem Chaos finden und dauerhaft Ordnung schaffen.

Ordnung sorgt für mehr Motivation

Eine ausgefeilte Büroorganisation spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für steigende Motivation. Das nervige Suchen nach wichtigen Dokumenten entfällt und statt des täglichen Ärgers darüber wächst der Stolz auf die neue Ordnung. Doch die neue Effizienz wirkt sich nicht nur positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Auch der finanzielle Aspekt sollte nicht außer Acht gelassen werden. Eine Viertelstunde Suchen pro Tag – je nach Stundenlohn kann das aufs Jahr und pro Mitarbeiter gerechnet eine immense Summe kosten. Daher lohnt es sich auf jeden Fall, in den Rat eines Experten zu investieren, der gemeinsam mit den Mitarbeitern eine effiziente Büroorganisation entwickelt, die sich zudem den individuellen Bedingungen des Unternehmens anpasst.

Rückfall in die Unordnung vermeiden

All die Mühe beim Aufräumen lohnt sich nicht, wenn der Schreibtisch nach wenigen Tagen wieder so aussieht wie zuvor. Klare und möglichst einfache Regeln helfen dabei, diesen Rückfall ins Chaos zu vermeiden. Damit sich auch nach einigen Wochen noch alles dort befindet, wo es hingehört, hilft eine Checkliste für die verschiedenen Arbeitsbereiche. Welche Ablageorte wurden vereinbart? Welches System hat sich bewährt? Und wo ist der beste Platz für Büromaterial? Alle wichtigen Punkte sollten auf dieser Liste aufgeführt werden.

Damit sich alte Gewohnheiten erst gar nicht wieder einschleichen, sollte am besten ein Mitarbeiter bestimmt werden, der auf die Einhaltung der neuen Ordnungsregeln achtet. Nach einer gewissen Zeit wird das nicht mehr nötig sein: Wenn nämlich alle Mitarbeiter gemerkt haben, wie sehr die tägliche Arbeit von einer guten Büroorganisation profitiert, wird sich jeder gerne und freiwillig an die neuen Regeln halten.

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